Si vous louez votre maison secondaire sur la plateforme Airbnb, vous avez sans doute déjà l’habitude d’échanger avec vos locataires potentiels par messages interposés. De fait, la communication avec les internautes est centrale dans le succès de votre location saisonnière : elle permet d’apporter des informations pratiques, de gommer les incertitudes et les objections, et de garantir un accueil serein des voyageurs (il suffit, pour s’en convaincre, de penser aux conséquences d’une simple erreur de compréhension sur l’heure d’arrivée des locataires…).
Néanmoins, les utilisateurs ont aussi des besoins spécifiques : ils veulent de la réactivité, de la rapidité et de la clarté dans les réponses à leurs demandes. Or, cette tâche devient rapidement redondante, car la plupart des gens tendent à poser les mêmes questions et à réclamer les mêmes informations. Pour vous simplifier l’existence, vous pouvez donc recourir à des templates de messages Airbnb pour vos locataires, puis sauvegarder votre production pour répondre plus vite. C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article !
Pourquoi utiliser des templates de messages Airbnb pour vos locataires ?
La plateforme Airbnb de location saisonnière intègre une fonctionnalité intéressante : la sauvegarde des messages. Concrètement, vous avez la possibilité de rédiger des contenus dans les catégories qui vous intéressent, puis de les planifier afin d’automatiser leur envoi. De la sorte, dès qu’un internaute vous écrit sur la messagerie interne de la plateforme, il reçoit un message tout prêt qui répond précisément à sa demande.
Le problème est de savoir quoi écrire, et en toutes circonstances. D’où l’intérêt des templates de messages Airbnb pour les locataires. Nous vous offrons 9 exemples de messages que vous êtes libre d’adapter selon vos besoins, afin de communiquer efficacement avec les voyageurs. Cette sélection englobe des messages de remerciement, de bienvenue ou d’accueil, des confirmations de réservation, ou encore des demandes pour laisser un commentaire une fois le séjour terminé.
Attention : nous vous recommandons de réécrire en partie ces messages de façon à ajouter votre touche personnelle, et ainsi garantir leur authenticité. Vos locataires apprécieront !
Nos templates pour des messages efficaces sur Airbnb
Cette sélection de templates de messages Airbnb pour les locataires a été divisée en différentes catégories en fonction du but visé.
Message de pré-réservation
Un voyageur souhaite réserver votre maison sur la Presqu’île de Rhuys. De votre côté, vous voulez en savoir plus sur lui.
« Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir manifesté votre intérêt pour ma maison. Je serais ravi(e) de vous accueillir ! Avant de confirmer votre réservation, pourriez-vous répondre à quelques petites questions pour rendre votre séjour plus agréable ?
- Quel est le motif de votre séjour ?
- Combien de personnes séjourneront avec vous ?
- Avez-vous déjà une heure d’arrivée ?
- Avez-vous des besoins ou des envies spécifiques ? (par exemple : des équipements pour un bébé.)
Si vous avez des questions sur la maison, sur la zone ou sur les services proposés, n’hésitez pas à me poser toutes les questions qui vous passent par la tête !
Je reste à votre disposition.
Bien cordialement. »
Message de confirmation de réservation
Parmi les templates de messages Airbnb pour vos locataires, l’un des plus couramment employés est celui qui permet de confirmer une demande de réservation. Il est toujours agréable, en effet, d’indiquer aux voyageurs que vous avez pris en compte leur demande et que vous vous préparez à les accueillir.
« Bonjour [Prénom],
Je viens de valider votre demande. Merci d’avoir réservé chez nous !
Voici les informations pratiques pour que votre séjour se passe au mieux : […]
Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à me contacter : je vous répondrai aussi vite que possible.
Bonne journée et à bientôt ! »
Message de refus de réservation
Même si l’on cherche forcément à obtenir le plus de réservations, il arrive que l’on soit contraint de refuser une demande. Peu importe la raison : la politesse vous enjoint à prévenir l’internaute avec un maximum de délicatesse.« Bonjour [Prénom],
Nous regrettons de ne pas pouvoir accepter votre demande de réservation.
En raison de [motif], nous ne pourrons pas vous accueillir pour la période souhaitée. Nous espérons toutefois avoir l’opportunité de vous accueillir une autre fois.
Veuillez nous excuser pour la gêne occasionnée.
Bien à vous. »
Message de confirmation d’annulation
S’il arrive à un propriétaire de refuser une réservation, l’inverse est également possible : des voyageurs ayant réservé décident d’y renoncer pour X raisons. (Notez que les conditions d’annulation sur Airbnb sont plus ou moins flexibles et que la plateforme vous laisse libre d’appliquer les modalités de votre choix.) En utilisant nos templates de messages Airbnb pour vos locataires, vous pourrez leur confirmer l’annulation du séjour tout en les incitant à réserver une autre fois.
« Bonjour [Prénom],
Nous confirmons votre annulation pour le [date]. Cette annulation n’entraîne pas de frais [ou des frais X].
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique d’annulation sur ce [lien].
Nous espérons néanmoins vous rencontrer prochainement. N’hésitez pas à nous contacter si vous changez d’avis, ou si vous souhaitez réserver pour une autre période !
Bien cordialement. »
Message de bienvenue
L’expérience vécue par vos locataires démarre avant même qu’ils n’aient mis les pieds dans votre maison de la Presqu’île de Rhuys. Plusieurs jours avant le commencement du séjour, il est pertinent de leur envoyer un message de bienvenue avec toutes les informations nécessaires pour trouver votre logement (sachant qu’Airbnb le fait déjà de son côté). Voici un template :
« Bonjour [Prénom],
Nous sommes ravis de vous accueillir dans notre maison du Morbihan ! Voici les instructions pour arriver jusqu’à destination :
- Informations routières
- Itinéraires en transports en commun
- Lien Google Maps
- Coordonnées GPS
Vous avez de la chance : la météo prévoit [météo prévue pour la durée du séjour].
N’hésitez pas à nous envoyer vos informations de transport afin que nous puissions vous guider au besoin.
À bientôt ! »
Message d’arrivée
Le séjour de vos locataires approche. Pour leur offrir les meilleures conditions possibles, pensez à leur transmettre le règlement intérieur de votre maison et les instructions essentielles à avoir en tête, afin d’éviter le stress de l’arrivée : code pour la boîte à clés, numéro de téléphone de votre contact chez FRANKIZ qui s’occupera du check-in, code Wi-Fi, numéros d’urgence, etc.
« Bonjour [Prénom],
Voici d’autres informations dont vous aurez besoin pour passer un excellent séjour dans notre belle maison :
Contacts : […]
Lieu de rendez-vous : […]
Wi-Fi : […]
Règlement intérieur : [où le trouver]
Numéros d’urgence : […]
Nous avons hâte de vous accueillir !
Cordialement. »
Message de demande de nettoyage ou d’entretien
Durant leur séjour, vos locataires peuvent vous contacter à cause d’un problème lié à la propreté des lieux ou simplement pour demander un ménage supplémentaire, par exemple parce que leur séjour se prolonge. Il est important de prévenir vos invités via un message bref, afin de leur proposer des solutions de nettoyage ou de leur apporter des informations pratiques.
« Bonjour [Prénom],
Nous tenons à vous informer qu’une équipe [de nettoyage ou d’entretien] interviendra le [jour] à [heure] pour assurer la propreté et le bon fonctionnement des lieux.
Nous nous excusons par avance pour tout inconvénient que cela pourrait occasionner.
Si vous avez des préférences concernant le jour et l’heure de l’intervention, n’hésitez pas à nous en informer et nous ferons de notre mieux pour l’arranger selon vos disponibilités.
Nous vous remercions pour votre compréhension et votre coopération.
Nous vous souhaitons un agréable séjour.
Cordialement. ».
Message de départ
Parmi les messages Airbnb pour vos locataires, l’un des plus importants concerne la proximité du départ de vos invités. Il convient de préparer la fin de leur séjour en leur rappelant l’heure du check-out et en leur fournissant une checklist des choses à faire avant de quitter les lieux (comme éteindre la chaudière et déposer les clés à leur place).
« Bonjour [Prénom],
Votre séjour arrive à sa fin. Nous regrettons de vous voir partir. Voici quelques rappels au sujet du départ, pour être sûr de ne rien oublier :
Jour et heure de départ : […]
Itinéraire : […]
N’oubliez pas de fermer la porte et de bien remettre la clé dans la boîte sécurisée/à la personne qui viendra s’occuper de votre départ. Merci de jeter également vos poubelles dans le container à l’entrée de la maison.
Cela a été un plaisir de vous accueillir et nous espérons vous revoir très bientôt ! »
Message de remerciement
Une fois le séjour de vos locataires terminé, il est temps de leur envoyer un dernier message : celui-ci sert à la fois de remerciement et d’incitation à laisser un avis sur Airbnb. Cela tend à renforcer la relation et à encourager une nouvelle réservation future.
« Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir choisi notre logement pour votre séjour.
Nous espérons que vous avez passé un excellent moment et espérons vous revoir bientôt dans notre belle région.
N’hésitez pas à nous laisser un commentaire au sujet de votre séjour pour nous aider à améliorer nos services.
À bientôt j’espère ! »
Ces templates de messages Airbnb pour vos locataires vous permettront de réduire considérablement le temps passé à communiquer sur la plateforme. N’oubliez pas que ce sont uniquement des modèles : à vous de les enrichir avec votre touche personnelle et de les personnaliser en fonction de vos interlocuteurs.
