La réussite d’un projet de location saisonnière repose sur un pilier majeur : la satisfaction des voyageurs. Dans ce but, vous devez tout faire pour rendre leur séjour aussi agréable et riche que possible. Une bonne manière de procéder consiste à leur proposer un livret d’accueil : une sorte de guide pratique qu’ils pourront consulter à leur guise et employer à leur convenance. Pourquoi et comment créer un livret d’accueil pour vos locataires ? Spécialiste de la location touristique sur la Presqu’île de Rhuys, FRANKIZ vous explique tout ce qu’il faut savoir pour produire un fascicule qui rendra vos hôtes heureux.
Pourquoi prévoir un livret d’accueil pour les locataires ?
Un livret d’accueil est un guide qui apporte aux locataires toutes les informations nécessaires pour leur garantir un séjour de qualité. Ce guide anticipe les questions qu’ils pourraient se poser dans diverses circonstances et leur donne les indications indispensables relatives à leurs activités quotidiennes, dans et en dehors du logement. Ainsi, ils n’auront pas besoin de vous contacter toutes les heures pour vous demander comment fonctionne la machine à café, pourquoi il n’y a pas d’eau chaude dans la douche, ou comment se rendre en ville.
De fait, un livret d’accueil pour les locataires revêt un triple avantage :
- Il facilite grandement leur séjour.
- Il contribue à rendre leurs vacances plus plaisantes et plus authentiques.
- Il favorise la satisfaction des hôtes, qui sont ainsi plus susceptibles de laisser des avis positifs sur la page de votre annonce locative.
Toutefois, pour que ce livret atteigne son objectif, il est important de faire bien les choses, sur le fond comme sur la forme.
Comment créer un livret d’accueil pour votre location saisonnière ?
La création d’un livret d’accueil pour les locataires suppose de fonctionner par étapes. Dans cette partie, nous allons lister les composantes d’un guide efficient et vous livrer les informations à intégrer au sein de chaque section.
La couverture du livret d’accueil
Cela peut sembler anodin, mais c’est essentiel : la page de couverture est la première chose que verront vos locataires lorsqu’ils tomberont sur votre guide (que vous aurez laissé en évidence dans un endroit opportun : sur le meuble de l’entrée, sur la table du salon…). C’est elle qui va attirer leur regard et leur donner envie de l’ouvrir.
L’important, c’est que les voyageurs comprennent immédiatement de quoi il s’agit, et ce qu’ils vont trouver dedans. Pour cela, mentionnez clairement « guide d’accueil » sur la couverture. Afin de la rendre plus attrayante, ajoutez une photo d’illustration de votre maison ou d’un spot remarquable de la région.
Le « welcome message »
Là encore, c’est un indispensable de tout livret d’accueil pour les locataires : un message personnel de bienvenue que vous leur adressez. Cette forme de personnalisation compte beaucoup pour vos hôtes, qui ont (malheureusement) pris acte de l’industrialisation des locations saisonnières, et qui seront agréablement surpris par cette attention. Ainsi, même si ce texte est rédigé à l’ordinateur, n’hésitez pas à le compléter par une photo de vous et par une signature manuscrite scannée – ce sera du meilleur effet.
Quid du contenu ? Il s’agit de remercier les voyageurs pour avoir choisi votre location, et de leur proposer une synthèse de ce qu’ils pourront trouver à l’intérieur du guide. Si vous avez prévu un cadeau d’accueil, c’est le moment de le mentionner et de donner des détails. Par exemple, si un panier garni les attend dans la cuisine : expliquez ce qu’il contient et la provenance des produits que vous avez sélectionnés.
Les informations pratiques sur votre maison
C’est le moment d’entrer dans le dur : vous allez apporter un maximum d’informations relatives à votre maison, afin d’assurer à vos locataires un séjour aussi agréable que possible. Dans cette section du livret, vous devez…
- Lister les équipements disponibles dans le logement.
- Expliquer le fonctionnement sommaire des appareils lorsque c’est nécessaire (cafetière Nespresso, lave-linge, barbecue à gaz…).
- Répertorier le linge de maison disponible (draps, serviettes, chaussons…).
- Indiquer l’emplacement du tableau électrique et de la chaudière, détailler leur fonctionnement, et expliquer quoi faire en cas de problème.
- Recenser les équipements et les produits destinés à l’entretien du logement.
- Mentionner l’emplacement des poubelles (et inciter à faire le tri des déchets).
- Mais aussi, très important : donner le code WiFi ! (Mettez-le bien en évidence : essayer de se connecter à Internet, c’est sans doute l’une des premières choses que feront vos hôtes en arrivant.)
Enfin, si votre maison a une histoire particulière, vous pouvez citer quelques anecdotes la concernant.
Les informations géographiques et les loisirs
Pour garnir votre livret d’accueil destiné aux locataires, vous devez partir du principe que ceux-ci vont certainement vouloir visiter la région et pratiquer des activités. C’est là que la notion de « guide » prend tout son sens : vous allez littéralement guider les voyageurs de manière à leur simplifier la vie. Voici comment faire.
- Donnez des indications précises pour aller et venir, entre votre maison et les terminaux de transport (et les routes) à proximité. Si vous diffusez votre livret en amont de l’arrivée des voyageurs, c’est d’autant plus important.
- Prévoyez des plans (de la presqu’île de Rhuys, des villes les plus proches…) en faisant des captures d’écran sur Google Maps. De quoi aider vos hôtes à se repérer géographiquement. Pensez aussi aux réseaux de transports publics.
- Listez quelques bonnes adresses pour les sorties: restaurants, bars et cafés, endroits à visiter, vie nocturne, paysages à ne pas rater, plages idylliques. Évoquez également les événements locaux auxquels vos hôtes pourraient vouloir assister, en veillant à couvrir toute l’année pour ne léser personne (vous pouvez inclure un calendrier auquel les visiteurs pourront se reporter en fonction de la saison). N’hésitez pas à faire des recommandations que l’on ne trouve pas dans les guides touristiques.
- Évoquez les activités à faire en famille: spectacles, shopping, sports, location de vélo ou de pédalo, jours de marché, etc.
- Donnez l’adresse et les horaires de l’office de tourisme le plus proche.
Les contacts utiles
Le côté « pratique » de votre livret d’accueil pour les locataires réside aussi dans une liste des contacts utiles, c’est-à-dire des personnes/institutions dont vos hôtes pourraient avoir besoin durant leur séjour. Quelques exemples parmi les plus déterminants :
- Les numéros d’urgence : pompiers, SAMU, police, SOS Médecins…
- Les adresses essentielles : office du tourisme, cabinets de médecine générale, hôpitaux…
- Le nom et le numéro de la personne de confiance en charge de votre location (par exemple : votre service de conciergerie).
- Les contacts pratiques : baby-sitter, compagnie de taxi, coach sportif, serrurier, plombier…
Le règlement intérieur du logement
Cette partie de votre livret d’accueil est réservée aux règles que vos locataires doivent respecter dans le logement. Par exemple : interdiction de fumer à l’intérieur, pas de bruit après 22h, pas d’animaux de compagnie, utilisation de la piscine, etc.
Vous pouvez aussi en profiter pour rappeler les règles relatives au séjour, telles qu’elles existent sur votre annonce de location : heures de check-in et de check-out, personne à contacter en cas de problème, processus de remise des clés, formalités établies dans le contrat locatif…
C’est également l’endroit où mettre des instructions pour la fin du séjour, si vous en avez : vider les poubelles, fermer les volets et la porte du garage, fermer le robinet d’eau principal, fermer le gaz, etc.
Enfin, concluez votre guide d’accueil avec un mot de remerciement et une incitation à laisser un avis sur votre location.
Proposer un livret d’accueil qualitatif : quelques conseils supplémentaires pour épater vos hôtes
Pour finir, nous vous proposons quelques conseils afin d’optimiser la présentation de votre livret d’accueil pour les locataires :
- Pensez à faire traduire le guide dans plusieurs langues, au moins en anglais (la base !) et pourquoi pas en espagnol. Pour le reste, adaptez-vous aux nationalités que vous avez l’habitude de recevoir dans votre logement.
- Optez pour un format impactant, par exemple : un livret A5 aux pages pliées et reliées, le tout soigneusement plastifié. Cela sera du plus bel effet.
- Proposez une version numérique de votre livret, à laquelle les voyageurs auront accès de diverses manières : vous pouvez leur envoyer en amont de leur séjour via email ou WhatsApp, ou encore placer un QR Code sur le guide papier pour leur permettre d’y accéder depuis leur smartphone. Cela confère une importante plus-value à votre guide, qui devient mobile. De plus, le format électronique a l’avantage de pouvoir être mis à jour aussi souvent que possible (même si la version papier, elle, reste figée).
Vous savez désormais pourquoi et comment créer un livret d’accueil pour vos locataires. Demandez conseil à FRANKIZ pour apprendre à gérer tous les aspects de votre location saisonnière sur la presqu’île de Rhuys !
