Pour vos locataires, la fin du séjour approche. Ils vont bientôt quitter votre charmante maison sur la Presqu’île de Rhuys et retrouver leur quotidien. Pour vous, c’est une formalité inévitable – et essentielle – qui se profile : gérer le départ des vacanciers de façon à garantir leur satisfaction pleine et entière tout en vérifiant que votre logement est resté en parfait état. De fait, cette dernière étape du séjour est déterminante pour une bonne gestion de location saisonnière, pour vos locataires comme pour vous-même. FRANKIZ vous donne les clés d’un check-out réussi !
Le départ des vacanciers : une étape cruciale de votre gestion de location saisonnière
Après le check-in (l’arrivée des vacanciers sur le lieu de leur séjour) vient forcément le moment du check-out (le départ). Autant leur arrivée a coïncidé avec leur première impression, autant leur départ va leur laisser en tête une image définitive de leur séjour, de votre logement, et de vous-même en tant que propriétaire. Cette image va les accompagner jusqu’à leur retour à la maison, influer sur la qualité du commentaire qu’ils vont poster sur la plateforme de location, leur rester en tête pendant les mois qui suivent – et pourquoi pas leur donner envie de relouer l’année suivante ou de recommander votre maison sur la Presqu’île de Rhuys à leurs proches.
Voilà pourquoi l’étape du check-out est essentielle pour une bonne gestion de location saisonnière : son déroulement va marquer les esprits de vos locataires, en bien ou en mal. Même si leur séjour s’est parfaitement bien passé, des problèmes lors du départ pourraient remettre en cause leur point de vue. Inversement, en imaginant qu’ils aient subi quelques soucis pendant leurs vacances (on n’est jamais à l’abri des aléas), un check-out réussi contribuera à améliorer leur vision des choses.
Comment gérer la sortie des vacanciers ?
Alors, comment faire en sorte que le check-out se passe bien, et que votre gestion de location saisonnière laisse une bonne impression ? Pour cela, vous devez travailler sur plusieurs points.
- Préparer le check-out en amont, si possible dès la réservation. La première chose à faire, c’est d’indiquer dans le descriptif de votre annonce une heure limite souhaitée pour le départ. Cette mention a deux avantages : elle met les choses au clair pour les vacanciers (qui ne pourront pas dire qu’ils ne savaient pas et organiser tranquillement leur départ à 21h !) et vous permet de prévoir le temps nécessaire au ménage et au remplacement du linge de maison si d’autres vacanciers arrivent dans la foulée. Vous pouvez également en profiter pour donner quelques consignes au regard de gestes simples à exécuter qui vous économiseront du temps et du stress : disposer les serviettes sales dans un endroit particulier pour savoir exactement lesquelles sont à laver, fermer les fenêtres, éteindre les lumières et les appareils ménagers, remettre les meubles à leur place s’ils ont été bougés pendant le séjour, etc.
- Faire l’état des lieux de sortie. Une gestion de location saisonnière optimale suppose de faire une vérification approfondie des lieux avant le départ des locataires, afin d’éviter tout litige ultérieur. Sur la base de l’état des lieux effectué lors de l’arrivée, contrôlez que rien ne manque de l’inventaire et que le logement n’a pas subi de dégradations. Puis signez ce document et faites-le signer par vos locataires. En cas de besoin, si dépôt de garantie il y a eu (voir à ce propos notre guide de la location saisonnière), vous avez la possibilité de puiser dans cette somme pour financer les réparations ou la remise en état, auquel cas il faut remettre aux locataires des justificatifs. Sinon, cette somme doit être restituée dans le délai convenu dans le contrat (dans les jours qui suivent la fin du séjour ou, au plus tard, dans les trois mois).
- Faites les comptes. Les comptes font les bons amis, mais aussi les bons hôtes ! En matière de gestion de location saisonnière, la problématique des charges est assez libre : vous pouvez choisir de tout inclure dans le prix de la location (les vacanciers n’ont plus rien à débourser une fois le loyer payé) ou de facturer les charges par la suite – consommations d’énergie et d’eau, ménage, lavage du linge de maison – au forfait ou au détail. Bien entendu, tout cela doit avoir été écrit dans le contrat de location et dûment validé par les locataires avant leur séjour. En cas de paiement au détail, un relevé des compteurs, à l’arrivée puis au départ, s’avère nécessaire.
- Récupérez les clés. Vos locataires quittent le logement : c’est le moment de récupérer les clés en leur possession, en vérifiant bien que le nombre de jeux est conforme. C’est une sécurité supplémentaire qui n’a pas de prix : savoir que les clés sont en lieu sûr et qu’il n’y aura pas d’erreur.
- Demandez un feedback. Demandez à vos locataires de laisser un commentaire sur la plateforme de location, ou prévenez-les que vous allez leur adresser un questionnaire de satisfaction dont vous publierez les conclusions sur votre propre page web (par exemple). Des avis positifs, c’est l’un des meilleurs leviers pour attirer d’autres vacanciers !
Que faire si vous n’êtes pas disponible au moment du check-out ?
La gestion de location saisonnière suppose de se rendre disponible pour accompagner les vacanciers, lors de leur arrivée, mais aussi pour leur départ. Or, comment gérer cette étape si vous n’êtes pas libre, ou pas sur place, et que vous ne pouvez pas vous occuper en personne de vos locataires ? Deux solutions s’offrent à vous :
- Le « self check-out ». Sur le modèle du « self check-in », vous laissez vos locataires se débrouiller seuls, en vous appuyant sur les outils adaptés. Vous pouvez leur demander de replacer les clés dans la boîte électronique utilisée le jour de leur arrivée, ou leur suggérer de les glisser dans la boîte aux lettres, voire de les laisser sous le paillasson si jamais vous prévoyez d’envoyer quelqu’un dans les heures qui suivent. Pour le reste, il faut compter sur la liste des tâches à effectuer lors du check-out, en veillant à donner toutes les précisions qui s’imposent. Pensez à leur rappeler de bien faire le tour du logement pour s’assurer qu’ils n’ont rien oublié : cela vous évitera bien des tracas ultérieurs, lorsqu’il faudra trouver un moyen de leur renvoyer un téléphone ou un chargeur !
- La conciergerie. Si vous déléguez votre gestion de location saisonnière à une personne de confiance ou à une agence immobilière, vous n’avez à vous soucier de rien : quelqu’un se charge d’être sur place à l’heure prévue pour le départ, de récupérer les clés, de donner les consignes, et de vérifier l’état du logement. Les prestations de conciergerie englobent généralement le check-out et l’entretien – en bref, la préparation du logement pour l’arrivée des prochains vacanciers.
Faut-il préciser que la seconde solution est la plus recommandée ? Forcément, vous laisserez à vos locataires une meilleure impression en leur envoyant une personne en chair et en os pour s’occuper d’eux, plutôt que de vous contenter d’un message expliquant qu’il faut glisser les clés dans la boîte aux lettres. C’est aussi l’occasion d’un échange informel sur la qualité du séjour : la personne de confiance peut recueillir leurs impressions, noter leurs idées pour d’éventuelles améliorations, et les encourager à rédiger un feedback sur la plateforme de location (ou leur laisser en main propre le questionnaire de satisfaction).
En somme, vous avez tout intérêt à optimiser votre gestion de location saisonnière en travaillant avec des professionnels : c’est la clé pour un séjour parfaitement réussi et pour obtenir des flots de commentaires positifs. Ça tombe bien : les offres de FRANKIZ sont justement là pour répondre à tous vos besoins en matière de conciergerie !
