Des vacanciers ont choisi votre maison pour leur séjour. Ils ont été séduits par vos photos d’annonce. Désormais, il reste à confirmer cette bonne impression en proposant à vos locataires un accueil de qualité. C’est l’étape du check-in (oui, comme à l’hôtel !) et elle s’avère bien plus complexe que vous ne l’imaginez. Parce que les vacanciers privilégient le contact humain lors de leur arrivée : ils sont friands de conseils et de recommandations pour améliorer la qualité de leur séjour. Et parce que les aléas font qu’il n’est pas toujours évident d’être disponible aux heures d’arrivée des touristes. Alors, comment recevoir convenablement vos locataires dans votre maison de la Presqu’île de Rhuys ? Que faire si vous ne pouvez pas être présent sur place ? FRANKIZ vous aide à répondre à ces questions primordiales dans le cadre de la gestion de location saisonnière.
L’importance de l’accueil en gestion de location saisonnière
Le check-in de vos « guests » est essentiel, parce qu’il s’agit de la première impression qu’ils se font de leur séjour dans votre propriété.
Il faut se mettre en situation : vos locataires ont sans doute parcouru de longues distances pour arriver à Arzon ou Sarzeau ; ils ont passé du temps dans les bouchons, ou bien leur avion a eu du retard ; ils sont épuisés et n’ont qu’une envie : prendre une longue douche et s’installer sur la terrasse dans un transat. Il faut donc veiller à leur offrir un accueil digne de ce nom. Cela fait partie des obligations tacites liées à la gestion de location saisonnière.
Correctement accueillis dans votre maison de la Presqu’île de Rhuys, vos visiteurs se sentiront bien traités, en confiance, et chouchoutés. Ainsi, ils se montreront plus satisfaits et plus enclins à vous laisser un bon feedback.
Comment gérer l’accueil des vacanciers ?
Le check-in étant si important en matière de gestion de location saisonnière, voici quelques clés pour que tout se déroule à merveille :
- Quelques jours avant le début du séjour, envoyez à vos locataires un mail de bienvenue pour leur rappeler les dates de réservation, l’heure prévue pour l’arrivée, l’itinéraire pour parvenir jusqu’à votre maison, vos coordonnées (ou celles de la personne qui va s’occuper de l’accueil). Vous pouvez joindre un plan de la Presqu’île de Rhuys pour simplifier les choses – à partir de Google Maps, par exemple.
- Le jour J, soyez sur place au moins 15 à 20 minutes avant l’arrivée de vos locataires, afin de vous assurer que le logement soit prêt et en parfait état.
- Accueillez vos locataires en personne et montrez-leur la maison. Organisez un tour du propriétaire et confiez-leur les clés. Profitez-en pour donner des indications quant à l’utilisation des équipements, l’entretien du logement, les règles de vie, les bons plans dans les environs. Et pensez à prévoir un petit cadeau de bienvenue qui fait toujours plaisir (voir à ce propos nos conseils pour attirer des locataires).
- Réalisez un état des lieux d’entrée. Ce n’est pas une obligation, mais une recommandation à appliquer pour une bonne gestion de location saisonnière. Dressez un inventaire des meubles, des objets et des ustensiles mis à la disposition des locataires, en précisant chaque fois leur état, puis annexez le document (signé par les deux parties) au contrat de bail. Vous pourrez le contre-vérifier le jour du départ. (Notez que c’est surtout indispensable pour les longs séjours.)
Comment gérer le check-in si vous n’êtes pas disponible ?
L’étape du check-in, essentielle pour la gestion de location saisonnière, peut devenir un souci en cas d’indisponibilité. Car vous n’êtes pas forcément sur place, soit que vous vivez loin de votre résidence secondaire, soit que les locataires débarquent à une heure de la journée (ou de la nuit) qui ne vous arrange pas. Dans ce cas de figure, comment assurer un accueil de qualité ?
À cela, il y a deux solutions :
- La pratique du « self check-in ». Très en vogue, cette méthode consiste à mettre en place des mécanismes permettant aux locataires de se débrouiller seuls lors de leur arrivée. L’option la plus courante est celle de la « boîte à clés », un boîtier installé près de la porte d’entrée et fonctionnant avec un code numérique que vous communiquez aux vacanciers une fois sur place, ou avant leur arrivée. Cette solution a l’avantage de ne nécessiter aucune présence humaine, le check-in étant réalisé par les voyageurs eux-mêmes. Mais cette absence peut justement devenir un inconvénient, les vacanciers appréciant le contact humain : vos « guests » peuvent regretter le côté mécanique de la location, et cela peut se ressentir dans les commentaires.
- La conciergerie. Si vous ne pouvez pas être sur place pour prendre en charge la gestion de votre location saisonnière, vous pouvez toujours déléguer cette tâche à une personne de confiance. Des prestataires proposent précisément ce type de service, que l’on résume sous le terme de « conciergerie » et qui regroupe l’accueil des voyageurs, la remise des clés, la gestion du départ, et parfois (selon les options souscrites) le ménage, la blanchisserie, l’entretien et la préparation du logement. À ce propos, voyez ce que recouvrent les différentes offres mises au point par FRANKIZ en matière de conciergerie !
Cette dernière solution reste la meilleure pour assurer une bonne gestion de location saisonnière : c’est celle qui génère le plus de satisfaction, les locataires ayant affaire à une personne de chair et de sang qui leur donne toutes les indications dont ils ont besoin. Ils se sentent aussi plus en confiance de savoir qu’ils peuvent contacter cette personne en cas de problème, alors que le « self check-in » leur donnera l’impression d’être livrés à eux-mêmes.
Le guide d’accueil : un pilier de la gestion de location saisonnière
Que vous soyez présent sur place ou non, qu’une personne de confiance prenne le relais ou que vos voyageurs se débrouillent seuls avec une boîte à clés, il est recommandé, dans tous les cas de figure, de prévoir un guide d’accueil.
De quoi s’agit-il ? D’un document destiné à vos « guests » et qui contient toutes les informations utiles pour la durée de leur séjour. Vous pouvez leur envoyer par email avant leur arrivée, mais une version imprimée, mise à disposition dans le logement, est souhaitable. Il peut contenir les éléments suivants :
- Un plan d’accès (pour s’y retrouver facilement sur la Presqu’île de Rhuys),
- Un inventaire (de tout ce qu’on peut trouver dans votre logement),
- Un règlement intérieur (heures de tranquillité, horaires d’arrivée et de départ, règles à suivre…),
- Des conseils d’utilisation des équipements et d’entretien du logement (jours de ramassage des poubelles, consignes pour le tri des déchets…),
- Le mot de passe pour la connexion internet,
- Les bonnes adresses dans les environs (restaurants, cafés, bars, commerces, services…),
- Les lieux d’intérêt et les jolis coins à découvrir,
- Les numéros d’urgence (police, pompiers, urgences médicales, garagiste…),
- Des conseils pour les déplacements (taxi, Uber, train, location de voiture…).
Ce guide est un gros « plus » pour votre gestion de location saisonnière sur la Presqu’île de Rhuys : il montre que vous connaissez parfaitement la région, que vous tenez compte des besoins de vos locataires, et que vous vous souciez de leur bien-être. N’hésitez pas à prendre conseil auprès de FRANKIZ pour bien le préparer !
